Nowe regulacje są wynikiem nowelizacji Prawa o notariacie, wynikającej z ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, której głównym celem było wprowadzenie ułatwień w postępowaniu rejestrowym.
Czytaj: Centralna baza wypisów i wyciągów z aktów notarialnych będzie wkrótce dostępna w KRS>>
CREWAN – cel i potrzeba nowego repozytorium
Bardzo często podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego - KRS (w szczególności spółki z o.o. i spółki akcyjne) zobowiązane są na mocy przepisów szczególnych do dokonania określonej czynności w formie aktu notarialnego, a następnie dołączenia tego aktu do wniosku o wpis do KRS. Celem ułatwienia stronie złożenie do sądu rejestrowego dokumentu sporządzonego w formie aktu notarialnego, stanowiącego podstawę rozstrzygnięcia, w ustawie Prawo o notariacie dodano po art. 92 art. 92a, który stanowi podstawę prawną utworzenia przez Krajową Radę Notarialną Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (zwanego dalej Repozytorium), prowadzonego w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywane będą elektroniczne wypisy i wyciągi aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. To właśnie Krajowa Rada Notarialna zobowiązana została do zapewnienia notariuszom, sądom oraz innym organom państwowym uprawnionym na podstawie przepisów odrębnych dostępu do Repozytorium oraz zapewnienia ochrony danych zgromadzonych w Repozytorium przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem oraz zmianą lub utratą.
Czytaj: Szef Notariatu: przejęcie archiwizacji dokumentów będzie wyzwaniem>>
Nowe obowiązki notariuszy
Jeżeli akt notarialny będzie zawierał w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS, albo podlegał będzie złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS, notariusz będzie miał obowiązek pouczyć stronę aktu o sposobie i trybie składania wniosku w postępowaniu rejestrowym oraz o obowiązku podania w tym wniosku numeru wypisu lub wyciągu aktu w Repozytorium.
LEX Notariusz>>
Zgodnie z nowymi regulacjami po sporządzeniu aktu notarialnego, który ze względu na swą treść podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS notariusz umieści elektroniczny wypis tego aktu w Repozytorium, opatrując wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie również do protokołów, o których mowa w art. 80 § 4 ustawy - Prawo o notariacie. Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji, z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w Repozytorium, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w Repozytorium. Notariusz dołącza zawiadomienie do oryginału aktu notarialnego oraz wydaje stronie aktu drugi egzemplarz zawiadomienia.
W nagłówku elektronicznego wypisu aktu notarialnego notariusz zaznaczy, że wydany dokument jest wypisem. Elektroniczny wypis aktu notarialnego będzie dosłownym powtórzeniem oryginału, jednak poprawki i przekreślenia znajdujące się w oryginale nie będą zamieszczane w wypisie. Regulacja dotycząca elektronicznych wypisów aktów notarialnych znajdzie odpowiednie zastosowanie do elektronicznych wyciągów aktów notarialnych.
Ułatwienia w postępowaniu rejestrowym
Wnioskodawca, składając wniosek do sądu rejestrowego, po wejściu w życie przepisów o elektronicznym postępowaniu rejestrowym we właściwym polu, wskaże, jaki numer w Repozytorium ma akt notarialny, który chce dołączyć do wniosku. W momencie zarejestrowania wniosku przez sąd rejestrowy (de facto w momencie nadania sygnatury sprawy) dokument, którego numer w Repozytorium został wskazany we wniosku, zostanie automatycznie przekazany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z Repozytorium i dołączony do wniosku. Strona zobowiązana będzie do uiszczenia opłaty za umieszczenie elektronicznego wypisu aktu notarialnego w Repozytorium, jednak opłata ta nie będzie mogła być wyższa, niż aktualna opłata za wypis aktu notarialnego w formie papierowej. Strona nie poniesie zatem żadnych dodatkowych kosztów w związku z umieszczeniem aktu w Repozytorium.
W pierwszym etapie Repozytorium obejmie akty notarialne, które strona musi dołączyć do wniosku o wpis do KRS lub złożyć do akt rejestrowych, a także akty notarialne obejmujące czynności, o których notariusz zobowiązany jest z urzędu zawiadomić właściwy sąd rejestrowy. Docelowo w Repozytorium umieszczane będą elektroniczne wypisy aktów i protokołów notarialnych, jeżeli wynika to wprost z przepisów odrębnych oraz pozwolą na to warunki organizacyjno-techniczne systemu teleinformatycznego (nowy art. 92a § 3 ustawy - Prawo o notariacie). Rozbudowa Repozytorium będzie przedmiotem odrębnych prac analitycznych i koncepcyjnych.
Więcej na ten temat w komentarzu praktycznym dostępnym w serwisie LEX Notariusz, którego autorem jest sędzia Aneta Komenda – Elektroniczne wypisy i odpisy aktów notarialnych.