Rozmowa z Mariuszem Białeckim, prezesem Krajowej Rady Notarialnej

Krzysztof Sobczak: Ministerstwo Sprawiedliwości proponuje przepisy, które zobowiążą organy samorządu notarialnego do archiwizowania dokumentów notarialnych, co dotychczas robiły sądy. Co to będzie oznaczało dla notariuszy i dla samorządu?
Mariusz Białecki: Jeszcze dokładnie tego nie wiemy. Ten projekt to dla nas nowość i cały czas go analizujemy. Ale już mogę powiedzieć, że to byłaby poważna zmiana, to całkowicie nowa filozofia archiwizowania dokumentów notarialnych. Do tej pory ich archiwizowaniem  zajmowały się sądy i to na nich spoczywał zarówno obowiązek przechowywania tych akt, ich zabezpieczenia jak i wydawania z nich wypisów. Ministerialny projekt zakłada, że zadania te zostaną powierzone samorządowi notarialnemu. A najważniejsze elementy tego obowiązku dotyczyć będą rad izb notarialnych.

Czytaj: Notariat z niepokojem czeka na obowiązek archiwizacji>>

Każda rada będzie musiała utworzyć archiwum?
Tak, zgodnie z projektem każda rada izby notarialnej będzie musiała utworzyć archiwum, do którego notariusze będą przenosić, po upływie określonego w ustawie czasu, dokumenty sporządzone w ich kancelariach. Na  radach izb notarialnych spoczywać będą obowiązki związane ze stworzeniem miejsca do archiwizowania dokumentów, określeniem zasad ich przyjmowania, wskazaniem notariusza, który będzie sporządzał wypisy  z dokumentów złożonych do archiwum. 

Archiwum wymaga pewnych standardów, to nie są byle jakie dokumenty.
Oczywiście, na pewno jest to bardzo duże wyzwanie. Samorząd ani na poziomie rad izb notarialnych, ani na poziomie Krajowej Rady Notarialnej nie był nigdy zaangażowany w archiwizację dokumentów sporządzanych przez notariuszy. A teraz oprócz obowiązku zapewnienia odpowiedniej pieczy nad tymi dokumentami, ich zabezpieczenia, stworzenia niezbędnych powierzchni archiwalnych, będzie też konieczność zapewnienia odpowiednich standardów technicznych, żeby te dokumenty zabezpieczyć nie tylko przed zaginięciem, ale także na wypadek zdarzeń losowych, takich jak pożar czy powódź. Nowością dla nas będzie też wydawanie wypisów z tych dokumentów.

Notariat w systemie wymiaru sprawiedliwości >>

Czy jest jakieś wyobrażenie co do kosztów wykonywania tego zadania?
Nie mamy obecnie nawet przybliżonej kalkulacji kosztów, podobnie jak nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jakie powierzchnie będą do tego potrzebne.

Czy z projektu płynie jakaś sugestia, kto to ma sfinansować?
W projekcie nie ma tam o tym mowy.

Ale koszty będą.
Oczywiście, że będą. Będziemy próbowali je jakoś przewidzieć, będziemy organizowali konsultacje z przedstawicielami rad izb notarialnych. Z naszej wiedzy wynika, że możliwości stworzenia takich archiwów w obecnych siedzibach rad są bardzo ograniczone.

Czy dotychczas notariusze pobierali przy sporządzaniu aktów jakieś opłaty na poczet kosztów ich archiwizowania przez państwo?
Nie ma takich opłat.

Czyli pojawi się nowy koszt i pytanie o sposób jego pokrycia. Można spodziewać się wprowadzenia opłaty na ten cel?
To otwarta kwestia. W każdym razie projekt tego nie przewiduje.

A czy samorząd ma rezerwy finansowe, które mógłby przeznaczyć na ten cel?
Nie mamy nadwyżek, które wystarczyłyby na pokrycie tej skali przedsięwzięcia. Jeszcze nie rozmawialiśmy z prezesami rad izb notarialnych na ten temat, ale to będzie trudna sprawa. Będziemy też o tym rozmawiać z Ministerstwem Sprawiedliwości.

Czy ministerstwo sygnalizowało samorządowi zamiar wprowadzenia takiej zmiany?
Jakieś pojedyncze sygnały pojawiły się kiedyś w mediach, ale o pracach nad projektem, który teraz został oficjalnie zaprezentowany, nie byliśmy informowani. Teraz jest czas na jego zaopiniowanie, co oczywiście zrobimy. Przedstawimy nasze uwagi i będziemy chcieli rozmawiać o tych propozycjach zapisów, które budzą nasze wątpliwości.

W uzasadnieniu projektu jest mowa o potrzebie odciążenia sądów, co wpisuje się w szerszą koncepcję pozbycia się z sądów różnych spraw, którymi mogłyby zajmować się inne organy. To nie jest hasło obce samorządowi notarialnemu, bo przecież składaliście różne propozycje odciążenia sądów.
Owszem, mieliśmy szereg takich propozycji, z których część została nawet przyjęta, np. akty poświadczenia dziedziczenia i europejskie poświadczenia spadkowe. To już działa i na pewno trochę odciążyło sądy.
Ten projekt na pewno zmierza do odciążenia sądów, bo osoby, które teraz zajmują się archiwizowaniem dokumentów i wydawaniem wypisów, będą mogły wykonywać inne prace. Ale to nie był jeden z tych postulatów, o których pan mówił. Nie przypominam sobie, żebyśmy zabiegali o przekazanie nam archiwizacji. No i nas to trochę zaskoczyło. Zaskoczył nas też roczny termin na wykonanie tego zadania.

Za mało czasu?
Tak, za mało, bo stworzenie takiego systemu archiwizacji to poważne przedsięwzięcie zarówno finansowe, jak i logistyczne